O Modelo de Contratações de TIC

Introdução

Toda aquisição ou contratação deve ser planejada antes de ser realizada! Ou pelo menos deveria ser, se pretendemos assegurar uma boa relação “custo benefício”.

Na maioria das vezes, ao realizar uma compra ou contratar um serviço, consideramos aspectos como: as características do produto/serviço, a pesquisa de preços, o impacto em nosso orçamento doméstico e a existência de recursos para cobrir o ônus da compra.

De maneira muito similar, um Gestor de TIC da Administração Pública Federal (APF) deve elaborar o Planejamento de sua Contratação ou Aquisição, antes de proceder à execução propriamente dita. Deve considerar todos os aspectos relacionados e materializá-los em um conjunto de documentos ou artefatos que irão nortear a construção de um Termo de Referência para o Edital de Licitação.

Nesse artigo iremos discorrer sobre o Planejamento das Contratações de TIC e os Artefatos da Instrução Normativa 04/2014 (IN 04/2014-SLTI/MP); além de apresentar o conjunto de boas práticas elaborado pela Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (SLTI/MP). Conjunto este compilado em um Manual Guia a ser utilizado como Modelo para as Contratações de TI no âmbito da APF.

Aspectos da Instrução Normativa 04/2014

O Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática (SISP) tem como integrantes todos os órgãos do Poder Executivo da APF direta, autárquica e fundacional. Seu órgão central, a SLTI/MP, tem a competência de elaborar as políticas e diretrizes gerais relacionadas às aquisições e contratações de TIC do governo, sendo portanto responsável por editar as Instruções Normativas que disciplinam os processos envolvidos.

A título de contextualização é interessante apresentar um breve histórico quanto à evolução do dispositivo de normatização. A última “versão” IN 04/2014-SLTI/MP foi publicada em 11 de setembro de 2014 revogando a IN 04/2010-SLTI/MP de novembro de 2010 que por sua vez substituiu a IN 04/2008-SLTI/MP de maio de 2008; sendo esta última a primeira versão do normativo. A partir da edição e publicação da norma, o contexto das licitações e contratos de TIC tem sido norteado através de seus delineamentos.

A IN 04/2014-SLTI/MP contempla toda a sistemática da contratação, desde os trâmites licitatórios até a gestão do contrato propriamente dito; propõe a composição de uma equipe multidisciplinar integrada por servidores de várias áreas da organização (negócio), equipe esta que irá atuar no planejamento da contratação e na fiscalização da execução contratual; define os requisitos mínimos e parâmetros a serem inseridos no Projeto Básico ou Termo de Referência; conceitua elementos e objetos da contratação como Solução de TI, por exemplo; entre outras providências.

Em 12 de janeiro de 2015 a IN 04/2014-SLTI/MP foi modificada pela IN 02/2015-SLTI/MP; todavia esta compilação apenas insere algumas alterações no texto básico, não constituindo portanto um novo documento com consequente revogação do anterior.

A proposta do normativo é implementar e consolidar a adoção de um modelo de trabalho para as contratações de TIC; de maneira a inibir a ocorrência de irregularidades e mazelas, assegurando a execução de processos de compra e contratação com comprovada vantajosidade para a APF.

Manual Guia (Modelo) de Boas Práticas

Para nortear os trabalhos no âmbito da Administração Pública Federal (APF), O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, através da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação (MP/SLTI) elaborou e disponibilizou um conjunto de boas práticas para a contratação de soluções de TIC pela APF; um Modelo de Contratação de Soluções de TI (MCTI). A finalidade deste Modelo ou Guia é auxiliar os profissionais no planejamento e execução das contratações; descrevendo os procedimentos, etapas e artefatos envolvidos.

O documento inicia abordando o Planejamento Estratégico Institucional; na sequência discorre sobre o Planejamento de Tecnologia da Informação. O texto é estruturado em capítulos com tópicos e sub tópicos, de maneira a modularizar a leitura e facilitar sua compreensão. A leitura consultiva também é viabilizada com os hiperlinks disponíveis no Sumário.

A partir do Capítulo 4 é iniciada a abordagem do MCTI; e nos capítulos subsequentes, temos o desdobramento de suas etapas: o Planejamento da Contratação de Soluções de TI – PCTI; a Seleção do Fornecedor de Soluções de TI – SFTI; e a Gestão de Contrato de Soluções de TI – GCTI. No Capítulo 9 são elencados os artefatos envolvidos no MCTI, nos anexos X a XXII.

Artefatos do Modelo de Contratações de TIC

Os artefatos ou templates – para utilizar uma terminologia mais comumente empregada entre os profissionais de TIC – são Modelos de Documentos utilizados em apresentação visual, sem qualquer conteúdo. Estes modelos possuem campos a serem preenchidos (similar a um Formulário de Cadastro) e são utilizados para a elaboração dos documentos formais.

O Modelo de Contratações de Tecnologia da Informação (MCTI) propõe o desenvolvimento e atualização constante destes artefatos; mantem como padrão e apresenta, em seus Anexos X a XXII os principais documentos utilizados, a saber:

. Anexo X – Documento de Oficialização de Demanda

. Anexo XI – Estudo Técnico Preliminar

. Anexo XII – Análise de Riscos

. Anexo XIII – Termo de Referência ou Projeto Básico

. Anexo XIV – Plano de Inserção

. Anexo XV – Plano de Fiscalização

. Anexo XVI – Termo de Ciência

. Anexo XVII – Termo de Compromisso

. Anexo XVIII – Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens

. Anexo XIX – Termo de Recebimento Provisório

. Anexo XX – Termo de Recebimento Definitivo

. Anexo XXI – Termo de Encerramento do Contrato

. Anexo XXII – Plano de Capacidade

A partir das nomenclaturas é possível inferir que alguns artefatos encerram uma fase inteira ou subprocesso do processo de contratação; enquanto outros artefatos compõem conteúdos parcias que se complementam para constituir um subprocesso. Oportunamente pretendemos explorar cada um dos artefatos em casos de uso; porém, neste artigo iremos apenas apresentá-los ao leitor.

Conclusão

A partir de 2008, com a edição e publicação da primeira versão da Instrução Normativa, temos o início do desenvolvimento de uma cultura de padronização dos trabalhos e procedimentos relacionados à execução das contratações de TIC, no âmbito da APF. O documento passa por ajustes e atualizações ao longo dos anos, diante da perspectiva de apresentar orientações atualizadas, pertinentes e relevantes.

O MCTI surge como um desdobramento consequente da aplicação do normativo; esclarece, orienta e direciona a aplicação da Instrução Normativa fomentando a adoção de boas práticas nas contratações de TIC.

Sendo de fundamental importância para a padronização dos procedimentos, os artefatos do MCTI, uma vez elaborados e preenchidos pelo Gestor de TIC vêm a constituir o seu histórico de contexto, a memória de trabalho das contratações e aquisições que executou. Valioso ativo ao qual poderá recorrer por ocasião do atendimento de novas demandas de Contratação, bem como disponibilizar enquanto base de consulta, no “intercâmbio” com outros gestores de TI da APF.

Bem, ficamos por aqui.

Até breve!